Instituições de I&D

Programa de Financiamento Plurianual de Instituições de Investigação

Normas de Execução Financeira - 2010

1. Âmbito do financiamento

1.1. As verbas atribuídas no âmbito do Programa de Financiamento Plurianual destinam-se a financiar as despesas de funcionamento das Unidade de I&D e dos Laboratórios Associados.

1.2. A gestão do presente financiamento é da responsabilidade da Unidade de I&D e do Laboratório Associado e da respectiva Instituição de Gestão, nos casos aplicáveis.

2. Elegibilidade de despesas

Em matéria de elegibilidade de despesas, deve ser tomado em consideração o seguinte:

2.1. As despesas elegíveis e efectivamente comparticipadas por outros programas/medidas/acções comunitários ou nacionais não poderão ser objecto de financiamento pelo presente Programa;

2.2. A elegibilidade da despesa depende, para além da sua natureza, da respectiva legalidade, pelo que apenas são elegíveis despesas suportadas por factura/recibo ou documento equivalente (art.º 28º do Código do IVA), emitido em nome da Instituição de Gestão, devendo estar cumpridos todos os imperativos fiscais definidos nos termos do art.º 35º do Código do IVA;

Quando a despesa não possa ser suportada por emissão da factura, poderão aceitar-se documentos equivalentes, nomeadamente notas de honorários1 que, para serem equivalentes a factura para efeitos de financiamento público, têm de preencher os requisitos estipulados no nº 5 do art.º 35º do Código do IVA;

Deverá ser respeitado o regime jurídico de realização de despesas públicas e da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços (Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, com as alterações do Decreto-Lei nº 278/2009, de 2 de Outubro de 2009).

2.3. São elegíveis, quanto à sua natureza, as despesas necessárias à concretização dos objectivos da Instituição de Investigação, que respeitem a regulamentação nacional aplicável, desde que perfeitamente identificadas e, quanto à sua natureza, classificadas de acordo com as seguintes rubricas:

2.3.1. Despesas Correntes

  • Recursos Humanos - Despesas com pessoal não vinculado aos quadros da Administração Pública, nomeadamente Bolseiros e Contratados a Termo. No âmbito do Financiamento Plurianual apenas são elegíveis as bolsas concedidas de acordo com as “Normas para Atribuição de Bolsas no âmbito de Unidades de I&D e Laboratórios Associados”, disponíveis em http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/normasbolsasemunidades.

  • Missões no país e no estrangeiro associadas a membros da equipa de investigação.

    As despesas apresentadas nesta rubrica devem conter: nome do membro da equipa que efectuou a deslocação, local de destino, data, natureza e justificação da deslocação.

    No que se refere a despesas de deslocação, por via aérea, são elegíveis à Madeira, Açores e ao estrangeiro, quando efectuadas em classe económica e justificadas com factura/recibo da agência de viagens, emitida em nome da Instituição de Gestão, e preferencialmente por transportes colectivos de serviço público, no Continente, conforme Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril).

    No âmbito das missões são elegíveis despesas de ajudas de custo devendo ser justificadas em Boletim Itinerário ou documento equivalente e documento comprovativo da participação no evento e apresentadas de acordo com o regime jurídico (Decreto-Lei nº 106 de 24 de Abril).

  • Consultores (nacionais e estrangeiros) - Consideram-se elegíveis as despesas suportadas por Vendas a Dinheiro e Facturas e respectivos Recibos, emitidas em nome da Instituição de Gestão, embora originalmente pagas pelos Consultores (nacionais e estrangeiros). Quando estes documentos estiverem emitidos em nome dos Consultores só poderão ser considerados elegíveis mediante um documento de reembolso fiscalmente válido (factura/recibo da instituição de origem do Consultor, recibo verde, recibo de acto isolado), tal como o previsto no nº 1, do artº 115º do CIRS.

    Relativamente aos documentos de suporte aos honorários de Consultores Estrangeiros, quando não for possível a emissão de um recibo por parte da instituição de origem, torna-se imprescindível a emissão de um recibo de quitação de despesa onde se evidencie que o sujeito passivo é um não residente pela inclusão da sua morada e nº de passaporte com cópia anexa. Para além desta informação deverá ser referido o regime fiscal que lhe está a ser aplicado (quer em termos de IVA quer em termos de IRS).

  • Aquisição de bens e serviços e outras despesas correntes, nomeadamente, manutenção de equipamentos, bibliografia, materiais consumíveis, reagentes, traduções ou revisões de documentos para publicação, encargos de operações financeiras, comissões e outras despesas bancárias incluindo despesas com transferências para o estrangeiro, etc.

  • Adaptação de Edifícios (adaptação e melhoria de instalações) até 10% do financiamento base atribuído.

  • Registo de Patentes.

  • Encargos Gerais da Instituição de Gestão – até ao limite de 20% das despesas directas elegíveis, devendo ser justificados através de uma “Declaração de Gastos Gerais”, assinada pelo responsável da Instituição de Gestão.

2.3.2. Despesas de Capital

Despesas da Instituição de Investigação em Equipamento, incluindo aquisição de equipamento usado.

3. Despesas não elegíveis

A elegibilidade dos custos é definida pela legislação nacional aplicável às acções financiadas, não sendo elegíveis, designadamente, os seguintes encargos:

  • IVA, excepto quando suportado por organismos que não são ressarcidos desse imposto1;

  • Por norma, não são elegíveis as despesas incorridas com programas sociais, incluindo refeições;

  • Salários e complementos salariais de docentes, investigadores e outro pessoal com vínculo à Administração Pública;

  • Compra de veículos;

  • Amortizações de equipamento existente, cuja compra tenha sido financiada por fundos públicos (comunitários e/ou nacionais);

  • Construção ou aquisição de edifícios e terrenos.

  • Edições de publicações – Apenas são elegíveis despesas com a edição de publicações (nomeadamente actas, teses, monografias, etc.) nos casos em que exista a menção ao apoio financeiro da FCT; os logótipos oficiais da FCT e as suas normas de utilização podem ser obtidas via

    http://alfa.fct.mctes.pt/logotipos

4. Contabilidade específica e aposição de carimbos

4.1. As despesas efectuadas no âmbito deste programa devem ser contabilizadas de acordo com o POC aplicável2 e, sempre que tal procedimento não seja possível, devem ser criadas contas específicas para o seu registo, devendo a instituição indicar o método contabilístico utilizado.

4.2. As entidades de direito públicas são obrigadas a respeitar as normas da Direcção-Geral do Orçamento em matéria de arrecadação de receitas e de realização de despesas.

4.3. Elaborar a contabilidade específica obrigatoriamente sob a orientação de um responsável financeiro no âmbito da administração pública (quando se trate de entidades da Administração Pública) ou de um Técnico Oficial de Contas (TOC) no caso das entidades de direito privado.

4.4. Os originais dos documentos de receita e despesa devem estar arquivados em pastas próprias de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada, reportando à contabilidade específica da Instituição de Investigação financiada por este Programa, através da aposição de um carimbo com os seguintes elementos:

Carimbo
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5. Processo do Financiamento Plurianual da Instituição de Investigação

5.1. Deve ser organizado um processo relativo à contabilidade específica do Financiamento Plurianual, o qual deve permanecer na Instituição de Investigação ou na Instituição de Gestão e ser constituído, nomeadamente, pelos seguintes documentos:

  1. Pedido de financiamento (processo de candidatura), cópia do processo de avaliação da candidatura e notificação da decisão de aprovação e termo de aceitação;
  2. Originais ou cópias autenticadas dos documentos de receita e de despesa sendo, neste último caso, os documentos fotocopiados depois de neles ter sido aposto o referido carimbo;
  3. Relatório Financeiro com Listagens das despesas imputadas ao presente Financiamento, Relatório Científico anual e respectivos pareceres do Conselho Cientifico e da Comissão Externa de Aconselhamento Científico;
  4. No caso de haver documentos de despesa custeados por mais do que uma fonte de financiamento, deve ser incluído um mapa com a repartição da imputação e a respectiva justificação;
  5. Cópia dos relatórios das auditorias técnico-financeiras realizadas à Instituição de Investigação.

5.2. O processo deve manter-se actualizado e, após finalização do projecto, o processo contabilístico deve estar arquivado junto do processo técnico, pelo prazo de cinco anos, contado a partir da data de encerramento do projecto.

6. Relatório financeiro

O relatório financeiro semestral deve ser submetido electronicamente no sítio da internet da FCT em http://www.fct.mctes.pt/actualiz mediante a introdução das credenciais da Instituição de Investigação. Neste relatório devem constar os seguintes elementos relativos à aplicação do financiamento concedido: Listagem por tipo de despesa conforme o plano de aplicação do financiamento, dos documentos comprovativos (factura e recibo), com indicação do seu nº e data, identificação do fornecedor e nº de identificação fiscal, descrição da despesa tal como consta dos respectivos documentos, valor (sem IVA) e montante do IVA, taxa de imputação e valor imputado a este Programa de Financiamento (sem ou com IVA, consoante a entidade seja ou não ressarcida desse imposto).

7. Acompanhamento e controlo

A responsabilidade pela verificação da elegibilidade das despesas apresentadas nos relatórios financeiros e pelo cumprimento das demais disposições é da entidade beneficiária. Não obstante, a FCT promoverá a realização de auditorias financeiras e contabilísticas por equipas especializadas e devidamente mandatadas, ficando as entidades obrigadas a colocar-lhes à disposição todos os elementos relacionados com o presente financiamento. As despesas consideradas não elegíveis, em sede de auditoria, serão deduzidas ao montante de despesas contabilizadas para efeitos da justificação do financiamento atribuído.

8. Plano de Aplicação do Financiamento

O plano de aplicação do financiamento deve especificar as despesas constantes do ponto 2.3.1, nomeadamente, respeitantes a:

  • Recursos Humanos (RH);
  • Missões no país e no estrangeiro (M);
  • Consultores (C);
  • Aquisição de bens e serviços e outras despesas correntes (AQ);
  • Registo de Patentes (P);
  • Adaptação de edifícios (AE);
  • Equipamento (E);
  • Encargos Gerais (EG).

Relativamente às despesas de pessoal, deve ser indicado o número de pessoas, em função da natureza da relação de trabalho (tipo de bolsa, contrato de trabalho ou de prestação de serviços) e da sua qualificação e respectivos encargos.

9. Transição de saldo

No caso de existirem saldos à data de 31 de Dezembro de cada ano, decorrentes do financiamento recebido a partir de Janeiro de 2009, deverá a Unidade/Laboratório Associado solicitar à FCT autorização para a transição do saldo para o ano seguinte, indicando o montante não justificado.

  1. Documento emitido pelo prestador de serviços, onde consta o valor da despesa, a entidade destinatária dos serviços prestados e a sua descrição.
  2. Plano Oficial de Contabilidade (POC) ou Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP).